Un nouvel Intranet pour Sanef !

Sanef a souhaité mettre en place un Intranet de communication, pour fournir à ses 3600 salariés une information attrayante, complète et réactive. Pour cela, Sanef recherchait une solution qui puisse être mise en production et maîtrisée par la Direction de la Communication dans un délai de 3 mois. Le logiciel retenu devait également devenir l’infrastructure fédératrice unifiant l’accès aux différentes ressources informatiques de l’entreprise.

Fin août 2005, Sanef a porté son choix sur Jahia, outil conseillé et intégré par Smile. Au jour dit, le 7 décembre 2005, le portail intranet ouvrait, dans sa charte et avec ses contenus créés spécifiquement. Les premières applications du bouquet de service ont été mises en service en janvier 2006 dont le "Défi-déco", un concours avec vote nominatif.

Sanef, 4ème acteur autoroutier européen

Créé en 1963, le groupe Sanef exploite et entretient aujourd'hui un réseau de 1743 km d’autoroutes dans le Nord, l’Est et en Normandie via sa filiale, la Société des Autoroutes Paris Normandie. Nouveau projet d’entreprise en 2003, introduction en course début 2005, puis décision de l’État de privatiser la société fin 2005…. Sanef connaît une période de grands changements, accompagnés de mutations importantes. Dans ce contexte dynamique, l’intranet renforce le dispositif de communication interne auprès de ses collaborateurs. L’intranet permet l’accès aux procédures et aux référentiels de la société, aussi bien qu’à son actualité. Ce projet, première étape de cette intensification de la communication a entièrement été développé sous Jahia.

Témoignage de Bertrand Létendard – Chef de projet intranet  

"La direction générale de Sanef s’est engagée fin 2004 à lancer un site intranet avant la fin 2005. Ce nouvel outil de communication très attendu devait constituer la plateforme qui fédère et fait partager toute l’information utile aux salariés et qui favorise la construction d’une culture commune.  Le projet a démarré au printemps 2005 : 6 mois se sont écoulés, des premières idées jetées sur un papier, au site en ligne. Le travail avec Smile a été rapide et efficace, grâce à une grande disponibilité et une écoute attentive des besoins de Sanef. Le choix de la solution technique Jahia nous a paru idéal. Il a permis une mise en place technique rapide afin de tenir nos délais, tout en répondant à nos besoins. Nous avons pu ainsi dégager le maximum de temps sur le travail des contenus du site. Au terme d’un « sprint final », le site a été mis en ligne le 7 décembre 2005, conformément à ce qui avait été annoncé !"

Caractéristiques du projet

La problématique de Sanef était double : mettre en place un outil capable de gérer les contenus et les documents, tout en introduisant une dimension de portail, point d’accès unique à toutes les ressources de l’entreprise, contenus et applications.

Le projet de portail Sanef devait concilier :

• Les besoins de la Direction de la Communication de rendu graphique maîtrisé, d’édition aisée, de possibilité de validation et de facilité de publication
• Avec les objectifs de la DSI de cohérence du système d’information, d’interopérabilité, d’exploitabilité et de maintenabilité.

Smile a recommandé Jahia, un progiciel réunissant CMS et Portail en un produit unique et uniforme. OJahia répond au besoin immédiat de Sanef, tout en apportant l’infrastructure portail J2EE (JSR168) pour les années à venir. Jahia s’inscrit dans l’environnement technique de Sanef : technologies J2EE, compatible Oracle 9i et compatible Linux.

Contribution aisée : « in site editing »

Jahia offre une contribution particulièrement simple, appelée « in-site editing ». Ainsi, les contributeurs Sanef peuvent créer des contenus, insérer des documents ou bien les modifier directement au sein du site, sans passer par des interfaces spécifiques de back-office. Lorsqu’un utilisateur est identifié et qu’il a des droits de création/modification sur une page, il voit apparaître un onglet supplémentaire qui lui permet de passer en mode édition sur la page. Le fait de contribuer directement dans le site ne signifie pas que les contributions soient directement en ligne : elles restent soumises à validation.

Contribution contrôlée : Workflow

L’Intranet Sanef possède un workflow à deux niveaux et offre une gestion des droits avancée. Une page, une rubrique ou un contenu peut être réservée à un groupe ou à plusieurs groupes d’utilisateurs. Cette gestion des droits peut même aussi être définie utilisateur par utilisateur. Pour chaque groupe et chaque utilisateur, l’on peut définir un droit en lecture, un droit en écriture et un droit en administration. Un suivi de version des pages et des documents permet également de retrouver le nom du contributeur qui a modifié ou publié chaque contenu, ainsi que le contenu lui-même si besoin, ainsi que la date de dernière modification.

Informations maîtrisées : Catégorisation

Autre avantage de l'outil, la catégorisation permet de définir différentes arborescences, correspondant à différentes logiques d’organisation des contenus. Chaque contenu, chaque référentiel peut alors être affecté à zéro, une ou plusieurs de ces catégories : plan de classement géographique, par direction dans l’entreprise, par type de document,… et affecter tel contenu à différentes rubriques de ces différents classements. Ainsi, l’intranaute peut naviguer selon ces différents classements ou selon les critères saisis dans le moteur de recherche avancée.

Moteur de recherche performant

Le site Intranet Sanef intègre aussi le moteur de recherche leader du monde J2EE, Lucene nativement intégré à Jahia. Il s’agit d’un moteur réputé pour ses performances et pour sa capacité à gérer de très grands volumes : Lucène permet d’indexer une variété de formats de documents et offre une excellente gestion de la pertinence.

Tracking des visites

Les statistiques de fréquentation reposent sur l'outil Awstats, qui travaille en analysant des fichiers de log serveur. Or, l’accès aux pages Jahia du portail Intranet Sanef requiert une identification : Smile a mis en oeuvre un mécanisme de tag et de gestion de logs spécifiques. Il traduit les pages en utilisant les noms définis dans l'interface et non les identifiants afin d’alimenter awstats. Ce système permet de répondre aux besoins de traduction automatique des adresses et du site en général.

Collaboration harmonieuse

Sanef et Smile ont travaillé ensemble pour créer une identité Intranet forte, en accord avec les valeurs que souhaite véhiculer la société auprès de ses collaborateurs. Le design du site a été réalisé dans le respect de la nouvelle charte graphique de Sanef. Sa vocation première est de faciliter l’accès aux informations en dissociant les actualités des documents de références. Chaque contenu trouve sa place dans un ensemble cohérent, dense mais accessible.

Smile a également accompagné Sanef dans l’agencement et la rédaction des contenus de l’Intranet. Conseil sur l’arborescence, choix des gabarits et de la titraille, rédaction des « home » de rubriques et de divers contenus du site,… la collaboration a couvert un large domaine d’actions. Cette mission requérait une immersion totale dans la culture d’entreprise Sanef et une forte disponibilité, elle a donc été réalisée en régie pour plus de flexibilité et de réactivité.

La livraison effectuée avec deux semaines d’avance sur le planning de départ a offert un grand confort au client pour la recette et pour l’alimentation du site en contributions. Ce projet d’entreprise très attendu en interne était piloté conjointement par la Direction de la Communication et la Direction des Systèmes d’Information, avec une forte implication de la Direction des Ressources Humaines. L’ouverture de l’Intranet Sanef, prévue au 7 décembre dernier a été respectée sans déconvenue. Résultats : un bon niveau de trafic, des intranautes satisfaits, une évolution déjà en cours sur un outil de sondage et peut-être bientôt de nouvelles collaborations !

Spécificités du projet

• Portail intranet en environnement
• J2EE (java)
• Jahia, CMS et portail
• Contribution très aisée : «In-site editing»
• Respect du délai : 3 mois
• Création graphique
• Assistance éditoriale