Application DPS pour la Croix-Rouge Française!
La Croix-Rouge française (CRF) regroupe 50 000 bénévoles, répartis sur 1 045 délégations locales et départementales. Cette association administre 559 établissements spécialisés en matière de santé et solidarité. Elle propose d’autre part aux organisateurs d’événements la mise en place des dispositifs prévisionnels de secours. Ces dispositifs varient selon plusieurs facteurs : durée et spécificités de l’événement, nombre de participants attendus, contexte…
Smile et la CRF ont collaboré à la réalisation d’un outil capable de gérer automatiquement tout le processus, de la demande à la clôture jusqu'à l'intervention des différents acteurs de la mise en place et de la validation.
L’outil intègre les différents niveaux de validation et permet de générer des statistiques sur les activités de secourisme de la CRF pour améliorer l’efficacité de l’ensemble des délégations dans la gestion des dispositifs prévisionnels de secours et pour valoriser les heures de bénévolat.
Application de gestion des dispositifs prévisionnels de secours (DPS)
Smile a développé une application métier en VB .net spécifique qui interface la base de données SQLServer de la Croix-Rouge française. Cette base contient l’ensemble des informations liées à ses activités au niveau local, départemental et national. L’outil permet de gérer le processus, de la demande à la mise en place et la clôture des dispositifs prévisionnels de secours.
Qualification de l'événement et dimensionnement du DPS associé
Pour la première étape, l’outil propose un formulaire de demande : chaque organisateur d’événement doit le remplir en précisant les éléments caractéristiques de la manifestation qu’il projette de mettre en place. Les informations complétées dans le formulaire permettent ensuite de renseigner le CARSO : Carnet d’Analyse des Risques et de Suivi Opérationnel. Celui-ci permet de dimensionner l’événement, c’est–à-dire de l’estimer par rapport à divers critères (taille, public, durée, lieu, …). Le CARSO permet de calculer un coefficient total, qui détermine le dispositif prévisionnel de secours à mettre en place.
Processus de validation
Pour les plus grands événements, les dispositifs prévisionnels de secours sont soumis à l’autorisation préalable de la préfecture puis à la validation de l’instance supérieure de la CRF, au niveau départemental ou national. La demande d’autorisation préfectorale est automatiquement envoyée au format pdf.
Les éléments de réponse sont enregistrés dans l’application. Une deuxième phase de demande d’agrément est ensuite nécessaire auprès des instances supérieures de la CRF. L’application fonctionne donc sur ce point, comme un workflow : la demande de l’organisateur suit un circuit de validation à plusieurs niveaux où chaque " contributeur " permet à une demande générale d’aboutir ou non.
"L’ergonomie et la navigation intuitive proposées et réalisées par Smile ont été un atout pour aider les utilisateurs à une prise en main aisée de l’application, sans nécessiter de formations individuelles des nombreux bénévoles. Elle donne l’avantage d’une validation plus rapide des postes de secours et surtout une gestion plus efficace des demandes d’agrément attribuées à chaque DPS", explique Angélique Bourge, chef de projet de la CRF
Génération de pdf "régénérables" et évolutifs
Le système de génération des pdf est particulièrement intéressant car il a été modifié pour répondre aux besoins du client: il s’agit de " templates" xml, modifiables directement par les contributeurs eux-même, grâce à un système de balises dans lesquelles les données sont renseignées. Les fichiers sont régénérés et les pdf peuvent évoluer sans avoir à retoucher au code de l’application.
Affectation des ressources (bénévoles) et gestion des calendriers
L’étape suivante concerne l’affectation des bénévoles. Elle se fait en fonction de leurs formations et de leurs nominations, recueillies et mises à jour quotidiennement dans la base interfacée dans l’application. On retrouve le dispositif validé avec toutes les équipes requises, la composition minimale et le niveau de qualification/diplôme requis pour chaque poste. La base de données SQLServer de la CRF contient les informations spécifiques aux 15 000 bénévoles secouristes (localité, compétences, diplômes, vaccination, coordonnées,…) : la personne en charge de la mise en place du DPS n’a donc ainsi qu’à choisir parmi la " base Contacts " via l’application, les bénévoles dont il a besoin, selon leur compétences et le niveau de DPS requis.
L'application signale les lacunes concernant les vaccins, les permis ou les formations des bénévoles par rapport aux postes pressentis et interdit leur affectation sur ces missions. Cet outil favorise également les synergies inter-délégations puisqu’il est possible pour une délégation locale de faire appel à des renforts extérieurs par mail automatique.
Toutes ces affectations ne peuvent être validées que lorsque l’ensemble du dispositif est totalement et correctement renseigné : il est notamment impossible d’affecter une personne pour deux équipes différentes à la même période.
Une des principales difficultés du projet résidait dans la complexité ergonomique de représenter sur une même page, l’ensemble des bénévoles requis pour un dispositif, leurs données personnelles et leur agenda : tous les éléments sont donc pliables et très structurés pour faciliter l’utilisation de l’outil.
Système de persistance des données
Afin de faciliter le travail des contributeurs de la CRF, un système de persistance des données a été développé dans cette application, de sorte que la navigation soit plus souple et la base de données protégée. Ainsi il est possible d’aller et venir d'une section à une autre sans perdre les données saisies de part et d'autre et l’enregistrement des données n'est réalisé que par une validation du contributeur.
Clôture du DPS et statistiques sur les DPS
Une fois, le dispositif validé, l'application établit des ordres de missions individuels, adressés par mail à tous les bénévoles concernés. De même, les fiches destinées aux services de secours publics sont générées et envoyées automatiquement. Un historique est mis à jour à chaque phase-clé de l'événement afin de faciliter le suivi de la mise en place du dispositif qui lui est associé.
"L'alerte par mail pour les différentes validations et l’envoi automatique des ordres de mission de chaque équipier fluidifient le workflow et surtout fait gagner un temps précieux aux bénévoles qui peuvent ainsi se consacrer davantage au secourisme... Le tableau de bord et les différents rapports statistiques permettent d’analyser les actions passées et surtout d’anticiper les futurs événements pour optimiser le planning et la constitution des équipes", précise Angélique Bourge.
Une fois l’événement déroulé, il est obligatoire de clore la demande de DPS en indiquant notamment le nombre de soins et d’évacuations effectués.
Ces éléments contribuent à enrichir la base de données de la CRF et à obtenir des statistiques, par délégation, par événement ou au niveau global, en vue d’identifier des points d’amélioration et de mettre en place de meilleurs processus.
"La nouvelle application a été très appréciée par les bénévoles secouristes. Utilisée aujourd’hui dans 10 départements, elle sera étendue à toute la France durant l’année 2006. Accessible à distance depuis l’intranet, elle unifie les différents modes de fonctionnement dans les départements et surtout coordonne les différentes délégations locales afin qu’elles puissent travailler autour d’un outil commun. Différentes évolutions nous sont déjà demandées par les bénévoles qui prouvent ainsi l’acceptation de ce nouvel outil dans leur fonctionnement quotidien. Cette application est pour nous le point de départ de nombreuses applications intranet développée en .Net. en collaboration avec Smile", explique Angélique Bourge.