Serimax optimise la gestion de sa documentation

Longtemps attendue, la gestion des connaissances est devenue une réalité chez Serimax, un groupe spécialisé dans les services de soudage, en mer comme à terre, et dans les conditions les plus extrêmes.

Tout a commencé en juin 2008 lorsque Serimax (plus de 800 collaborateurs dans 20 pays) a fait appel à Smile pour l'accompagner dans l'installation d'une nouvelle solution de gestion de contenus.

L'objectif est double. D’une part, faciliter la mise à disposition de la documentation technique à tous les collaborateurs du groupe. Et d’autre part, contrôler la validité des documents via un workflow et des outils de commentaires.

La technologie de l'éditeur français Nuxeo, spécialisé dans les logiciels de gestion de contenus en open source a été retenue. Pourquoi ? « Parmi les progiciels que nous avons regardés, Nuxeo était le seul susceptible de nous offrir un mode offline (déconnecté), moyennant quelques développements du produit », explique Elodie Pénet, administratrice documentaire au sein du service « méthodes opérationnelles » de Serimax. « Compte tenu de la forte mobilité de nos salariés, qui se déplacent sur des chantiers internationaux où ils n'ont pas toujours accès à Internet, cette possibilité d'accès hors ligne était indispensable », précise-t-elle.

En préparation du déploiement, Serimax a procédé aux arbitrages sur les documents représentant réellement de la connaissance qui devraient être sauvegardés et partagés. Avec l'aide de Smile, la société a défini l'arborescence de classement des documents. Elle a aussi travaillé sur « la rationalisation des circuits de validation de la documentation technique », indique Vincent Maucorps, chef de projet chez Smile. Il précise que « cette optimisation des processus s'est appuyée sur le moteur de workflow embarqué dans Nuxeo ».

Un soin particulier a été apporté à l’interface de la nouvelle application. Elle se veut simple et conviviale et est dotée d’un moteur de recherche personnalisé. Par ailleurs, la connexion avec le LDAP de Serimax permet une gestion très fine des droits d’accès aux documents ce qui était un élément indispensable pour garantir la confidentialité des informations.

Après plusieurs mois de tests, elle est entrée en service en décembre 2009. Avec beaucoup de succès. Et ce n'est pas fini : « Nous commençons à réfléchir au déploiement de cette application à d’autres domaines comme la gestion des documents projets. », confie Elodie Pénet.

Serimax
150 millions de chiffre d'affaires.
Plus de 800 collaborateurs dans 20 pays.
Né de la fusion entre Serimax et Umax (Ecosse) en février 2006, Serimax assure la planification, la gestion et la mise en œuvre de contrats de soudage complexes pour le compte de nombreux clients de l’industrie pétrolière et gazière (Technip, Acergy, BP...).