Rédaction de cahier des charges

Elle est structurée autour de 24 départements et implantée sur 7 sites sur 3 régions (Guadeloupe, Guyane, Martinique). L’Université comporte également 30 laboratoires, centres et équipes de recherche dont 20 ont une accréditation ministérielle, ainsi qu’une école doctorale.

L’établissement s’est fixé l’objectif de conforter et de poursuivre sa démarche d’urbanisation de son système d’information en mettant en place un outil de gestion de contenus comme base support d’un portail web intégrant le site institutionnel de l’Université et le portail de services numériques qui donnera accès à chacun des membres de sa communauté à un Environnement Numérique de Travail (ENT).

Le futur site internet de l’Université devra constituer un canal de communication fort au service de la notoriété de l’Université des Antilles et de la Guyane, de ses spécificités pédagogiques, de la qualité de sa recherche, … à destination des étudiants (ou futurs étudiants), des personnels de l’UAG, et plus généralement de la communauté universitaire, des chercheurs, des entreprises, des investisseurs publics. Il devra également répondre aux enjeux de l’ensemble des métiers de l’Université.

Fort d’expériences passées dans la mise en place de solutions similaires dans d’autres universités françaises, Smile a été choisi pour une mission de rédaction de cahier des charges en vue de l’appel d’offre pour sélectionner l’intégrateur du nouveau site. Dans un premier temps, Smile Consulting s’est attaché à réaliser une mission de recueil des besoins puis de réalisation du story-board, la rédaction du cahier des charges du projet étant la dernière étape de la mission.

Le consultant en charge du projet a dans un premier temps rencontré les différentes directions de la faculté afin de dresser un panorama complet des besoins de chacun sur ce nouveau site web. Chaque besoin identifié s’est ensuite vu analysé au regard de sa faisabilité, de sa nécessité et de son caractère prioritaire.

La seconde phase a permis de définir la nouvelle organisation des contenus et leur présentation : le story-board. La navigation a été optimisée notamment afin de présenter plusieurs axes d’accès pour l’offre de formation (type de formation, niveau d’étude, situation géographique, …).Les contenus éditoriaux sont typés pour un ou plusieurs publics. La sélection d’un profil d’utilisateur provoque l’affichage d’un plan de site présentant les pages destinées au public sélectionné.

Cette phase de conception s’est effectuée suite à :

• une analyse des enjeux et des objectifs du projet à la suite du recueil des besoins,
• un benchmark des pratiques des meilleurs sites d’universités,
• un travail itératif de l’équipe projet,
• la validation du comité de pilotage.

Enfin, suite à cette phase de conception, les fonctionnalités et les risques ont été formalisés pendant la rédaction du cahier des charges, ce document servant à l’appel d’offre pour sélectionner l’intégrateur du futur site de l’Université des Antilles et de la Guyane.