Dématérialisation du traitement des dossiers salariés pour SERIS

Digital

Ses métiers couvrent l’ensemble des exigences et domaines de compétences liés au secteur de la sécurité : Surveillance humaine, Sûreté aéroportuaire, Ingénierie Sûreté, Télésurveillance, Sécurité Mobile, Technologies, Formations et Services/Facility.

En quelques chiffres, SERIS c'est aujourd'hui :

  • Une présence dans 4 pays : France (2e acteur), Belgique (2e acteur), Pays-Bas et Luxembourg.
  • 11 500 salariés
  • 345 M€ de CA en 2014

Le cadre réglementaire qui régit les métiers de la sécurité privée impose aujourd’hui une totale maîtrise des dossiers RH.

Inscrit dans une démarche d’amélioration continue, SERIS a ainsi souhaité numériser l’ensemble de ses dossiers salariés afin de faciliter leur traitement et l’accès aux documents dans le groupe,de gagner en productivité, en transparence et de bénéficier d'un contrôle automatique de complétude (exhaustivité).

Le projet

SERIS a fait confiance à Smile pour faire enrichir son SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) avec la dématérialisation du dossier salarié : passage d’un dossier papier vers un dossier électronique via une numérisation. Basée sur les solutions Nuxeo et Ephesoft, la solution permet la gestion de 10 000 dossiers salariés depuis les 30 agences du groupe pour répondre à des enjeux réglementaires, de productivité, de traçabilité et de contrôle.

Le projet a été divisé en deux lots, le premier correspondant à la numérisation des dossiers et à leur import dans la solution de gestion documentaire, depuis les agences, le second correspondant quant à lui à l'exposition des données importées par webservices et la gestion de complétude.

Dans son ensemble, le projet s’est déroulé sur 10 mois jusqu’à la mise en service complète de la solution.

Conception

Les équipes de Smile ont mené une conception structurée autour de différents ateliers :

  • Préparation du modèle de donnée : réalisation d'une structure de données permettant de gérer la complétude des dossiers RH et adaptable à plus de 150 types de documents.Les modèles ont ensuite été réalisés par les équipes DOSI et DRH de SERIS.
  • Conception du workflow de traitement : optimisation des actions à réaliser par les opérateurs dans le cadre de la numérisation.
  • Restitution des données : préparation des scénarii d’exposition des données dans l'intranet.
  • Optimisation de la plate-forme : préconisations sur les dimensionnements serveurs nécessaire dans le cadre de la reprise de données.

 

Réalisation technique

La solution a été réalisée à partir des logiciels Ephesoft et Nuxeo.

Ephesoft est une solution de dématérialisation capable de reconnaître les documents par leur forme, d'en extraire du contenu et de l'utiliser comme métadonnée.

Nuxeo est une solution française d'ECM open-source. Elle permet, outre le classement, la conservation et la restitution de documents, la connexion à son dépôt par des applications externes grâce à de nombreux webservices. SERIS utilise ces webservices pour mettre à disposition les documents directement depuis son SI RH.

Volumétries traitées

L'objectif de SERIS était de numériser tous ses dossiers salariés en 6 mois, soit un total de 10 000 dossiers à traiter par 15 à 20 opérateurs. Chaque dossier est composé en moyenne de 25 documents de 3 pages, soit 75 pages par dossier salarié.

Pour des raisons de performance durant cette phase, deux machines dédiées à Ephesoft ont été mises en cluster. La première est dédiée à l'interface utilisateur, l'autre aux traitements des fichiers. 

Schéma d’architecture technique de la solution Ephesoft

Version des logiciels

Les versions utilisées des logiciels sont :

  • Ephesoft 3.1 EE
  • Nuxeo 5.8 EE

Transfert de compétences

Le projet a embarqué un volet de transfert de compétences via des modules de formation à Ephesoft et Nuxeo dispensés par Smile. Ces séances ont été destinées à des publics ciblés (contributeurs, administrateurs, développeurs), afin d'assurer l'autonomie des équipes de SERIS.

Bilan projet

Les équipes DRH et DOSI de SERIS bénéficient aujourd’hui d’une solution qui répond parfaitement à la demande initiale, solution dont elles ont la maîtrise technique et fonctionnelle. Le projet a été mené et délivré dans un planning particulièrement serré et respecté.